ابنِ أساساً موثوقاً لسجلات الموظفين

01

حدد غرض سجل الموظف الأساسي

يجب أن يجيب السجل عن الأسئلة التشغيلية اليومية: من هو الموظف، وأين يعمل، وما دوره، ومن يديره، وما السياسات التي تنطبق عليه. ابدأ بهذه القرارات قبل استيراد كل حقل من كل جدول.

• الهوية وبيانات الاتصال
• حالة التوظيف وتاريخ البدء ونوع العقد
• الدور والقسم والموقع والمدير
• تعيينات الرواتب والجداول والسياسات

02

وزع الملكية بدلاً من المسؤولية المشتركة

البيانات التي لا يملكها أحد تصبح قديمة. حدد ما يمكن للموظف اقتراحه، وما يوافق عليه المدير، وما تتحكم به الموارد البشرية أو الرواتب، مع وقت متوقع لكل تحديث.

• بيانات شخصية يملكها الموظف
• تغييرات الفريق والدور يملكها المدير
• بيانات التوظيف والسياسات تملكها الموارد البشرية
• بيانات الدفع والاستقطاعات تملكها الرواتب

03

استخدم صلاحيات حسب الدور وسجل تدقيق

لا يحتاج كل مستخدم إلى كل حقل. اربط الوصول بالمهمة التي يؤديها الشخص، واحتفظ بمن غيّر ماذا ومتى في التغييرات الحساسة، وراجع الصلاحيات عند تغير المسؤوليات.

• افصل العرض والتعديل والموافقة
• قيد المستندات والتعويضات الحساسة
• سجل تاريخ السريان والتغيير
• راجع الوصول عند النقل وإنهاء الخدمة

04

قس صحة السجل

تتحول الدقة إلى عملية قابلة للإدارة عندما تصبح مرئية. تتبع الحقول الناقصة والموافقات المتأخرة والملفات المكررة والتغييرات التي لم تصل إلى الرواتب أو الجدولة.